Ablauf einer Eigentümerversammlung

Ablauf einer Eigentümerversammlung in 8 Schritten

Jede ordentliche Eigentümerversammlung folgt denselben Schritten. Die Links führen zur ausführlichen Erklärung weiter unten.

1. Termin und Ort festlegen. Zumutbar für alle Eigentümer, gut erreichbar, nicht öffentlich. Mehr dazu
2. Einladung versenden. In Textform, an alle im Grundbuch eingetragenen Eigentümer, mindestens drei Wochen vorher. Mehr dazu
3. Tagesordnung aufstellen. Jeder Gegenstand, über den abgestimmt werden soll, muss darin stehen. Mehr dazu
4. Versammlung eröffnen. Der Vorsitzende stellt fest, wer anwesend oder vertreten ist, und prüft die Vollmachten. Mehr dazu
5. Tagesordnungspunkte beraten. Die Punkte werden der Reihe nach aufgerufen, jeder Eigentümer kann sich zu Wort melden. Mehr dazu
6. Abstimmen und Ergebnis verkünden. Mit der Verkündung durch den Vorsitzenden kommt der Beschluss zustande. Mehr dazu
7. Protokoll erstellen. Unverzüglich, unterschrieben vom Vorsitzenden, einem Eigentümer und gegebenenfalls vom Beiratsvorsitzenden. Mehr dazu
8. Beschlusssammlung fortschreiben. Wortlaut jedes verkündeten Beschlusses, datiert und fortlaufend nummeriert. Mehr dazu

In den Gemeinschaften, die wir als Verwalter betreuen, übernehmen wir diese Schritte von der Einladung bis zur Beschlusssammlung. Wie das konkret aussieht, lesen Sie am Ende des Beitrags.

Was wird in einer Eigentümerversammlung beschlossen?

Alles, was die Verwaltung und das gemeinschaftliche Eigentum betrifft. Der Verwalter setzt die Beschlüsse anschließend um. Typische Beschlussgegenstände sind

• der Wirtschaftsplan und die Einforderung von Nachschüssen aus der Jahresabrechnung,
• Erhaltungsmaßnahmen, also Instandhaltung und Instandsetzung am Gebäude,
• bauliche Veränderungen wie Aufzug, Wallbox oder Dämmung,
• Hausordnung und andere Regeln für die Nutzung gemeinsamer Flächen,
• die Bestellung und Abberufung des Verwalters sowie die Wahl des Verwaltungsbeirats.

Was die Versammlung per Mehrheitsbeschluss regeln darf, gibt das Gesetz vor. Darüber hinausgehende Regeln brauchen eine Vereinbarung, der alle im Grundbuch eingetragenen Eigentümer zustimmen.

Wie oft muss eine Eigentümerversammlung stattfinden?

Mindestens einmal im Jahr (§ 24 Abs. 1 WEG). Das ist die ordentliche Versammlung, in der meist Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung auf der Tagesordnung stehen.

Eine außerordentliche Versammlung ist in drei Fällen einzuberufen.

• Eine Entscheidung kann nicht bis zur nächsten ordentlichen Versammlung warten, etwa nach einem größeren Schaden am Dach.
• Die Gemeinschaftsordnung legt bestimmte Anlässe fest, zu denen eine Versammlung stattfinden muss.
• Mehr als ein Viertel der Eigentümer verlangt die Versammlung in Textform und nennt Zweck und Gründe (§ 24 Abs. 2 WEG).

Wer lädt zur Eigentümerversammlung ein?

Der Verwalter. Er darf jederzeit einladen, auch ohne besonderen Anlass.

Gibt es keinen Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, geht das Recht auf den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder dessen Vertreter über (§ 24 Abs. 3 WEG). Alternativ kann die Gemeinschaft einen Eigentümer per Beschluss zur Einberufung ermächtigen. Ohne einen solchen Beschluss darf kein einzelner Eigentümer selbst einladen, auch dann nicht, wenn mehr als ein Viertel der Gemeinschaft hinter ihm steht.

Im Detail: Wann weigert sich der Verwalter pflichtwidrig?

Pflichtwidrig handelt der Verwalter, wenn er

• die jährliche oder eine in der Gemeinschaftsordnung vorgesehene Versammlung nicht einberuft,
• ein berechtigtes Verlangen von mehr als einem Viertel der Eigentümer übergeht oder
• keine Versammlung ansetzt, obwohl eine ordnungsmäßige Verwaltung sie erfordert.

Bleibt er untätig und gibt es keinen Beirat, bleibt nur die Klage auf Einberufung. Wer das erlebt, sollte grundsätzlich über einen Verwalterwechsel nachdenken.

Wie lange vorher muss zur Eigentümerversammlung eingeladen werden?

Mindestens drei Wochen vor dem Termin, und zwar in Textform (§ 24 Abs. 4 WEG). Kürzer darf die Frist nur in besonders dringenden Fällen ausfallen.

Textform bedeutet eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, die erkennen lässt, wer einlädt. Ein Brief erfüllt das ebenso wie eine E-Mail. Eine Unterschrift ist nicht nötig, außer die Gemeinschaft hat eine strengere Form vereinbart.

Einzuladen sind alle Eigentümer, die zum Zeitpunkt der Einladung im Grundbuch stehen, auch solche, die bei einzelnen Punkten kein Stimmrecht haben. Nach einem Verkauf ist das der neue Eigentümer, sobald er eingetragen ist. Er entscheidet dann auch über die Abrechnung des Vorjahres mit.

Eine zu kurze Frist, die falsche Form oder eine vergessene Einladung machen Beschlüsse nicht unwirksam. Sie sind aber anfechtbar, wenn sich nicht ausschließen lässt, dass der Fehler das Ergebnis beeinflusst hat.

Was muss auf der Tagesordnung stehen?

Jeder Gegenstand, über den ein Beschluss gefasst werden soll (§ 23 Abs. 2 WEG). Dazu nennt die Einladung Ort und Beginn der Versammlung. Was nicht angekündigt ist, kann die Versammlung nicht wirksam beschließen, ein trotzdem gefasster Beschluss ist anfechtbar.

Stichworte reichen grundsätzlich aus. Je teurer und komplexer eine Maßnahme ist, desto genauer sollte sie beschrieben sein, einschließlich der erwarteten Kosten. Für viele Eigentümer ist die Tagesordnung die einzige Grundlage für die Entscheidung, ob sie teilnehmen oder eine Vollmacht erteilen. Bewährt hat sich, Angebote und Beschlussvorschläge gleich mitzuschicken.

Jeder Eigentümer kann verlangen, dass ein bestimmter Punkt auf die Tagesordnung kommt, wenn dessen Behandlung einer ordnungsmäßigen Verwaltung entspricht. Am einfachsten gelingt das, wenn der Wunsch vor dem Versand der Einladung beim Verwalter eingeht.

Wann und wo darf die Versammlung stattfinden?

Zu einem Termin und an einem Ort, die allen Eigentümern zumutbar sind. Als zumutbar gelten Werktage ab dem späten Nachmittag. Sind die meisten Eigentümer berufstätig, kann ein Termin am frühen Nachmittag schon zu früh sein.

Der Ort sollte gut erreichbar sein und möglichst in der Nähe der Wohnanlage liegen. Die Räume des Verwalters kommen ebenfalls in Frage. Weil die Versammlung nicht öffentlich ist, eignet sich ein offener Gastraum mit anderen Gästen nicht, ein abgetrennter Nebenraum dagegen schon.

Wer darf an der Eigentümerversammlung teilnehmen?

Die Wohnungseigentümer, ihre Vertreter mit Vollmacht und der Verwalter. Ein Käufer, der noch nicht im Grundbuch steht, kann mit Vollmacht des Verkäufers teilnehmen. Kein Teilnahmerecht haben Mieter, Nießbraucher, Grundschuldgläubiger und Inhaber eines Dauerwohnrechts.

Nimmt eine unberechtigte Person teil, sind die Beschlüsse anfechtbar, sofern sich nicht ausschließen lässt, dass ihre Anwesenheit das Ergebnis beeinflusst hat. Auch ein Beschluss, Mieter zuzulassen, ist anfechtbar.

Im Detail: Berater, Begleitpersonen und Ausschluss

Berater der Gemeinschaft, etwa ein Architekt oder Rechtsanwalt, dürfen für die Dauer des betreffenden Tagesordnungspunkts dabei sein. Ob ein einzelner Eigentümer einen eigenen Berater mitbringen darf, hängt vom konkreten Beratungsbedarf ab. Begleitpersonen sind grundsätzlich nicht zugelassen. Ausnahmen gelten für Eigentümer, die wegen einer Behinderung auf Unterstützung angewiesen sind oder einen Dolmetscher benötigen.

Widerspricht in der Versammlung niemand der Anwesenheit eines Dritten, kann darin ein Verzicht auf die Nichtöffentlichkeit liegen. Ausgeschlossen werden darf ein Eigentümer nur bei einer groben Störung der Versammlung. Ein unberechtigter Ausschluss macht die Beschlüsse anfechtbar.

Kann ich mich bei der Eigentümerversammlung vertreten lassen?

Ja, mit einer Vollmacht in Textform (§ 25 Abs. 3 WEG). Eine E-Mail oder ein Scan genügt. Eine Muster-Vollmacht zum Ausfüllen, auf Wunsch mit Weisungen zur Stimmabgabe, finden Sie in unseren Downloads.

Viele Gemeinschaftsordnungen enthalten eine Vertreterklausel. Sie beschränkt den Kreis möglicher Vertreter, meist auf Ehegatten, nahe Angehörige, andere Eigentümer oder den Verwalter. Eine solche Klausel lässt sich nur vereinbaren, nicht per Mehrheitsbeschluss einführen. Gesetzliche Vertreter wie Eltern minderjähriger Eigentümer oder ein Betreuer fallen nicht darunter.

Kann eine Eigentümerversammlung online oder hybrid stattfinden?

Ja, in zwei Varianten.

• Hybride Versammlung. Die Gemeinschaft trifft sich wie gewohnt vor Ort, einzelne Eigentümer schalten sich online zu und stimmen von dort ab. Dafür reicht ein Beschluss mit einfacher Mehrheit (§ 23 Abs. 1 Satz 2 WEG). Das Recht, persönlich teilzunehmen, bleibt für jeden bestehen.
• Virtuelle Versammlung. Die Versammlung findet ohne gemeinsamen Ort ausschließlich online statt. Das ist seit Oktober 2024 möglich, braucht einen Beschluss mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen und gilt höchstens drei Jahre (§ 23 Abs. 1a WEG). Teilnahme und Rechteausübung müssen mit einer Präsenzversammlung vergleichbar sein.

Im Detail: Übergangsregel bis 2028

Fasst eine Gemeinschaft den Beschluss zur virtuellen Versammlung vor dem 1. Januar 2028, muss sie bis einschließlich 2028 trotzdem mindestens einmal im Jahr in Präsenz tagen. Darauf können die Eigentümer nur durch einstimmigen Beschluss verzichten (§ 48 Abs. 6 WEG). Mehr zu den Neuerungen lesen Sie in unserem Beitrag zur WEG-Reform 2020.

Wer leitet die Versammlung und wie wird abgestimmt?

Den Vorsitz führt der Verwalter, sofern die Versammlung mit einfacher Mehrheit nichts anderes beschließt (§ 24 Abs. 5 WEG). Er kann die Leitung auch einem Mitarbeiter übertragen. Der Ablauf folgt einem festen Muster.

1. Eröffnung. Der Vorsitzende stellt fest, wer anwesend oder vertreten ist, und prüft die eingereichten Vollmachten.
2. Aufruf des Tagesordnungspunkts. Die Punkte werden in der Reihenfolge der Einladung behandelt, ein neuer erst, wenn der vorige erledigt ist. Die Versammlung kann die Reihenfolge per Geschäftsordnungsbeschluss ändern.
3. Aussprache. Jeder Eigentümer hat Rederecht. Der Vorsitzende legt die Reihenfolge der Wortmeldungen fest.
4. Beschlussantrag. Vor der Abstimmung gibt der Vorsitzende den genauen Wortlaut des Antrags und die erforderliche Mehrheit bekannt.
5. Abstimmung und Verkündung. Der Vorsitzende zählt die Stimmen, gibt das Ergebnis bekannt und verkündet den Beschluss, wenn die Mehrheit erreicht ist. Erst mit der Verkündung kommt der Beschluss zustande.
6. Schluss. Nach dem letzten Punkt stellt der Vorsitzende das Ende der Versammlung fest.

Im Detail: Abstimmungsverfahren und Redezeit

Über das Abstimmungsverfahren entscheidet der Vorsitzende, etwa ob offen per Handzeichen oder geheim abgestimmt wird. Die Redezeit kann die Versammlung per Beschluss begrenzen. Die Grenze muss angemessen sein und sich an Größe der Versammlung und Bedeutung des Themas orientieren. Einzelnen Eigentümern das Wort ganz zu entziehen, ist unzulässig.

Wann ist eine Eigentümerversammlung beschlussfähig und welche Mehrheit gilt?

Immer, wenn sie ordnungsgemäß einberufen wurde, gleich wie viele Eigentümer anwesend oder vertreten sind. Eine Mindestbeteiligung gibt es seit der WEG-Reform 2020 nicht mehr.

Beschlüsse fallen mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG), Enthaltungen zählen nicht mit. Nach dem Gesetz hat jeder Eigentümer eine Stimme, unabhängig von der Zahl seiner Wohnungen (§ 25 Abs. 2 WEG). Viele Gemeinschaftsordnungen sehen stattdessen eine Stimme je Einheit oder ein Stimmrecht nach Miteigentumsanteilen vor. Gehört eine Wohnung mehreren Personen, können sie nur einheitlich abstimmen.

In eigener Sache darf ein Eigentümer nicht mitstimmen (§ 25 Abs. 4 WEG). Das betrifft Beschlüsse über ein Rechtsgeschäft der Gemeinschaft mit ihm, über einen Rechtsstreit gegen ihn und den Fall, dass er nach § 17 WEG rechtskräftig zur Veräußerung seines Wohnungseigentums verurteilt ist.

Was passiert, wenn ich nicht an der Eigentümerversammlung teilnehme?

Die Versammlung entscheidet ohne Sie, und die Beschlüsse gelten auch für Sie. Das gilt ebenso für Eigentümer, die dagegen gestimmt haben, und für spätere Käufer.

Wer nicht kommen kann, erteilt am besten eine Vollmacht. Darin können Sie auch festlegen, wie Ihr Vertreter zu einzelnen Punkten abstimmen soll. Achten Sie danach auf das Protokoll. Die Frist für eine Anfechtung beginnt mit der Beschlussfassung in der Versammlung, nicht erst mit dem Zugang des Protokolls.

Was muss im Protokoll der Eigentümerversammlung stehen?

Die gefassten Beschlüsse im Wortlaut und die Abstimmungsergebnisse. Die Niederschrift ist unverzüglich anzufertigen (§ 24 Abs. 6 WEG). Wortbeiträge müssen nicht protokolliert werden, bei umstrittenen Entscheidungen ist ein kurzer Hinweis, wie der Beschluss zustande kam, trotzdem sinnvoll.

Unterschreiben müssen der Vorsitzende, ein Eigentümer und, wenn es einen Verwaltungsbeirat gibt, dessen Vorsitzender oder sein Vertreter. Alle müssen bei der Versammlung anwesend gewesen sein. Fehlt eine Unterschrift oder kommt das Protokoll zu spät, bleiben die Beschlüsse gültig. Das Protokoll verliert lediglich an Beweiskraft.

Im Detail: Berichtigung, Einsicht und Abschriften

Macht die Gemeinschaftsordnung die Unterschrift bestimmter Eigentümer ausdrücklich zur Voraussetzung für die Gültigkeit, ist ein Verstoß ein Anfechtungsgrund. Enthält das Protokoll inhaltliche Fehler, kann ein Eigentümer die Berichtigung verlangen, wenn der Fehler ihn in seinen Rechten beeinträchtigt, nicht aber wegen jeder Kleinigkeit.

Jeder Eigentümer darf das Protokoll einsehen (§ 18 Abs. 4 WEG) und dazu auch einen Dritten mit berechtigtem Interesse ermächtigen, etwa einen Kaufinteressenten oder Steuerberater. Einen gesetzlichen Anspruch auf eine Abschrift gibt es nicht. Er kann aber vereinbart oder im Verwaltervertrag geregelt werden.

Was ist die Beschlusssammlung der WEG?

Die fortlaufende Sammlung aller Beschlüsse und Gerichtsentscheidungen der Gemeinschaft. Der Verwalter führt sie nach § 24 Abs. 7 WEG, fehlt ein Verwalter, übernimmt das der Vorsitzende der jeweiligen Versammlung. Sie enthält fortlaufend nummeriert und in zeitlicher Reihenfolge

• den Wortlaut aller in Versammlungen verkündeten Beschlüsse mit Ort und Datum,
• den Wortlaut der Umlaufbeschlüsse nach § 23 Abs. 3 WEG mit Ort und Datum der Verkündung,
• die Urteilsformeln gerichtlicher Entscheidungen mit Datum, Gericht und Parteien.

Für Kaufinteressenten ist die Beschlusssammlung oft aufschlussreicher als das einzelne Protokoll. Sie zeigt auf einen Blick, welche Maßnahmen beschlossen sind und welche Kosten dadurch noch anstehen.

Im Detail: Vermerke, Löschungen und Form

Wird ein Beschluss angefochten, wird das vermerkt. Aufgehobene Beschlüsse werden vermerkt oder gelöscht, ebenso Eintragungen, die aus anderen Gründen keine Bedeutung mehr haben. Alle Eintragungen erfolgen unverzüglich und mit Datum. Eine bestimmte äußere Form schreibt das Gesetz nicht vor, die Sammlung kann auch elektronisch geführt werden.

Wie und bis wann kann man einen WEG-Beschluss anfechten?

Mit einer Anfechtungsklage, die innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und innerhalb von zwei Monaten begründet werden muss (§ 45 WEG). Die Klage richtet sich gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, nicht gegen die übrigen Eigentümer (§ 44 Abs. 2 WEG). Zuständig ist das Amtsgericht, in dessen Bezirk die Wohnanlage liegt (§ 43 Abs. 2 Nr. 4 WEG).

Die folgende Übersicht zeigt, welche Folgen typische Fehler haben.

Ein anfechtbarer Beschluss gilt, bis ein Gericht ihn für ungültig erklärt. Wird er nicht fristgerecht angefochten, wird er bestandskräftig. Anders ist es bei nichtigen Beschlüssen, etwa wenn der Gemeinschaft die Beschlusskompetenz fehlt. Sie sind von Anfang an unwirksam, auch ohne Klage.

Checkliste für Eigentümer

Mit diesen Punkten gehen Sie gut vorbereitet in Ihre nächste Versammlung.

1. Kam die Einladung rechtzeitig und nennt sie Ort, Beginn und alle Beschlussgegenstände?
2. Liegen zu teuren Maßnahmen Angebote und ein klarer Beschlussvorschlag bei?
3. Haben Sie eigene Themen rechtzeitig beim Verwalter angemeldet?
4. Können Sie nicht teilnehmen, ist Ihre Vollmacht in Textform erteilt und entspricht sie der Vertreterklausel?
5. Kam das Protokoll zeitnah, und stimmt der Wortlaut der Beschlüsse mit dem überein, was verkündet wurde?
6. Halten Sie einen Beschluss für fehlerhaft, haben Sie die Monatsfrist für die Anfechtung im Blick?

Eigentümerversammlungen mit KONFORM

Eine Versammlung verläuft ruhig, wenn sie gut vorbereitet ist. In der WEG-Verwaltung übernehmen wir deshalb den organisatorischen und formalen Teil vollständig und leiten die Versammlung persönlich. Dazu gehören

• die Aufstellung der Tagesordnung und der fristgerechte Versand der Einladung,
• die Vorbereitung von Beschlussvorschlägen,
• die Moderation der Tagesordnungspunkte und die Verkündung der Beschlüsse,
• die Niederschrift und die Führung der Beschlusssammlung,
• die Umsetzung der gefassten Beschlüsse.

Für kleine Gemeinschaften mit 3 bis 6 Einheiten gibt es die hybride Verwaltung. Die Eigentümer führen die Versammlung dort selbst durch, wir übernehmen die ordnungsgemäße Protokollierung der Beschlüsse und unterstützen bei rechtlichen Fragen. Mit der hybriden Versammlung, bei der sich Eigentümer online zuschalten, hat dieses Modell nichts zu tun.

Dieser Beitrag gibt einen Überblick zum Stand September 2026 und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Maßgeblich sind die Paragrafen 23 bis 25 des Wohnungseigentumsgesetzes und die Gemeinschaftsordnung Ihrer Anlage. Wenn Sie Fragen zu Ihrer nächsten Versammlung haben, sprechen Sie uns gern an.